Persbericht schrijven: makkelijk met deze 5 stappen

Een persbericht schrijven, hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn. Met deze vijf stappen heb jij je eerste versie zo op papier. Aan de slag! En als je nog meer wilt leren over copywriting of content marketing: check onze podcast.

1. Verzamel de inhoud

Je hebt nieuws dat je wilt delen met de wereld: een overname, een nieuw product, een verhuis naar een nieuwe locatie… Wat het nieuws ook is, een goed persbericht schrijven, is antwoord geven op zes vragen. Vijf W-vragen en één H-vraag:

1. Wie?
2. Wat?
3. Waar?
4. Wanneer?
5. Waarom
6. Hoe?

De 5W/1H-vragen zijn de leidraad voor je interview. Als je op elke vraag antwoord krijgt, heb je alles in handen om een goed persbericht te schrijven.

Ze helpen je om niets over het hoofd te zien, maar ook om je notities te structureren. Niet elk interview verloopt namelijk even gestructureerd. Dankzij de 5W/1H-leidraad kan je voor jezelf elk stuk informatie thuisbrengen onder één vraag. Alles wat je gesprekspartner vertelt, kan je onder één van deze zes vragen hangen. En als dat niet het geval is, kan je je afvragen hoe relevant de input eigenlijk wel is…

2. Persbericht schrijven = kernachtige titel en inleiding

Alle input verzameld? Al je notities netjes uitgesorteerd per vraag? Tijd voor de volgende stap: een kernachtige titel en inleiding. Het is je doel om zoveel mogelijk relevante info samen te ballen in zo weinig mogelijk woorden.

Waarom dat belangrijk is?

Laten we een stap terugzetten. Naar wie stuur jij dit persbericht uit? Wie is de ontvanger? Een journalist. Een journalist die dagelijks heel wat persberichten verwerkt. En die op basis van enkele seconden moet beslissen of hij of zij al dan niet verder leest.

Aan jou om met je titel en inleiding de kern van jouw boodschap over te brengen.

Vergelijk het met een sollicitatiegesprek. En de klassieke vraag die je in het begin van zo’n gesprek krijgt: Vertel eens iets meer over jezelf. Dan ga je ook niet al je vorige functietitels en werkgevers van A tot Z analyseren, toch? Je gaat samenvatten. Je beperkt je tot een korte samenvatting van je loopbaan. Je doet je best om je hele carrière in elke zinnen te comprimeren. Uit een berg informatie filter je die info eruit die relevant is.

Voor een persbericht is dat niet anders.

Maar hoe doe je dat, dat filteren? We beginnen met de titel.

2.1 Je titel: wie en wat

Een goede titel voor je persbericht bevat altijd de wie en wat. Over wie en wat gaat het persbericht?

Drie voorbeelden uit de praktijk:

1. P&V Panels (wie) neemt meerderheidsparticipatie in sectorgenoot EBB (wat)
2. Brussels Airlines (wie) meldt een verlies van 182 miljoen euro (wat) in het eerste half jaar (wanneer) als gevolg van coronaviruspandemie (waarom)
3. FACQ (wie) opent nieuw Sanicenter (wat) in Oostende (waar)

Titel nummer één beperkt zich tot het olympische minimum.

De tweede titel is de langste uit de reeks, maar dekt wel een indrukwekkende vier van de vijf W-vragen af. Alle belangrijke feiten staan in de titel. Alleen door de titel te lezen, weet de journalist waarover het gaat. En of het voor hem of haar relevant is om verder te lezen.

De derde titel voegt het voor dit type nieuws onmisbare waar toe aan de feiten. Je kan je wel afvragen of het voor de journalist duidelijk is wat een Sanicenter is. Gaat het om een showroom voor particulieren? Of een verdeelpunt voor professionals? Verderop in het persbericht blijkt dat laatste.

Kijk in je notities naar de input onder wie en wat. Hier zit de kerninformatie van je persbericht. En dus ook dat van je titel.

2.2 Je inleiding: de kern van de zaak

In de inleiding behandel je alle 5W/1H-vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Hou het beknopt, details kan je in de volgende alinea’s nog toevoegen. Beperk je tot de absolute hoofdzaken.

Laten we het persbericht onder de loep nemen dat bij de eerste titel hoort:

Elektrische bordenspecialist P&V Panels verwerft de meerderheid in EBB, voluit Elektra Bree Bordenbouw. Joris Vrancken, CEO van P&V Panels, wil zo één sterke groep vormen voor de building markt. “We willen vooral blijven verderzetten waar we als aparte bedrijven sterk in zijn. Maar dan onder één vlag. Om zo volop elkaars specifieke expertises te benutten.”

Wat gebeurt hier in deze inleiding?

• Ze geeft meer context bij de bedrijven in kwestie (wie). Door de sector aan te duiden en het tweede bedrijf met naam en toenaam te noemen.
• Ze maakt de beweegreden (waarom) van P&V Panels expliciet. En zoomt in op de meerderheidsparticipatie: EBB wordt niet geïntegreerd in P&V, maar blijft apart verder werken (hoe).
• De timing (wanneer) wordt impliciet gelaten omdat het duidelijk een done deal is.
• De locatie is wel niet duidelijk (waar). Buiten de vermelding van de Limburgse stad Bree wordt geen context gegeven. Dit lijkt ons in dit geval nochtans relevante informatie.

Een poging tot verbetering. We herschrijven dit persbericht:

Elektrische bordenspecialist P&V Panels verwerft de meerderheid in EBB (Elektra Bree Bordenbouw). Het bedrijf met vestigingen in Heusden-Zolder en Kortrijk wil zo één sterke groep vormen voor de building markt. Joris Vrancken, CEO van P&V Panels: “We willen vooral blijven verderzetten waar we als aparte bedrijven sterk in zijn. Maar dan onder één vlag.”

Voilà. En nu over naar de overige alinea’s van je persbericht.

3. Je alinea’s: van hoofd- naar bijzaak

Eerlijk? Het moeilijkste werk is achter de rug:

• een kernachtige titel.
• een inleiding die alle essentiële informatie bevat.

Als je hier bent geraakt, heb je eerst je notities uitgesorteerd. En heb je hoofd- van bijzaak gescheiden.

Omgekeerde driehoek: essentie – verdieping – context

Nu is het een kwestie van je inleiding, die de essentie bevat, alinea per alinea verder uit te schrijven. In elke alinea werk je één gedachte dieper uit. Met extra informatie, cijfermateriaal, een voorbeeld…

Welke informatie of gedachte eerst aan de beurt is? Bekijk je persbericht als een omgekeerde driehoek. In je eerste alinea onder de inleiding werk je de voor jou belangrijkste informatie weg. En zo zak je telkens af.

Doe de kniptest

Klinkt dat nog wat te vaag? Doe dan deze test: knip telkens je laatste alinea af. Blijft je persbericht overeind? Dan zit het goed.

Heb je het gevoel dat er door onderaan te snoeien essentiële informatie verdwijnt? Dan moet je die informatie naar boven verhuizen.

4. Afronden: boilerplate en noot voor de redactie

Tijd om af te ronden. Na de laatste alinea, besluit je met een boilerplate en een noot voor de redactie.

4.1 Boilerplate

Nu je toch al wat thuis bent in de wondere wereld van persberichten schrijven, mogen we afsluiten met wat jargon: de boilerplate. Een soort paspoort of profielschets van het bedrijf waarvoor je het bericht uitstuurt.

Geef hier een beknopte omschrijving van de organisatie.

• Wat doet het bedrijf?
• Hoeveel vestigingen heeft het?
• Hoeveel werknemers telt het?

Alles wat de journalist kan helpen om een beeld te vormen van het bedrijf.

Die van P&V Panels, het voorbeeldbedrijf van daarnet, is:

Over P&V Panels

P&V Panels ontwerpt, bouwt, onderhoudt en upgradet elektrische verdeel- en stuurborden voor elke mogelijke sector. De bordenexpert heeft een vestiging in Heusden-Zolder en Marke, en heeft 210 mensen op de loonlijst.

4.2 Noot aan de redactie

Bijna klaar.

Vermeld ten slotte de contactpersoon of contactpersonen waar de journalist terechtkan met extra vragen. Door expliciet Noot aan de redactie te vermelden, maak je duidelijk dat dit niet voor publicatie is.

Noot aan de redactie

Heeft u vragen over dit persbericht? Stel ze aan <Functietitel contactpersoon> <voornaam en achternaam>: <e-mailadres> of <GSM-nummer>

5. Persbericht schrijven… de laatste tips

• Hou het op één A4.
• Kies voor de opmaak een standaard lettertype en lettergrootte 10, 11 of 12.
• Stuur een foto mee. Of vermeld in je persbericht waar de journalist beelden kan vinden.
• Stick to the facts. Adjectieven als geweldig, innovatief, baanbrekend: wees er zuinig mee.
• Kijk mee met de grote jongens zoals bekende merken en PR-bureaus. Hun perspagina en newsroom staan vol met goede voorbeelden. Zoals die van Brussels Airlines. En die van Two Cents, die het persbericht schreven van FACQ.

Persbericht schrijven: template

Deze template zet je op weg om je eigen persbericht te schrijven.

Luister naar onze podcast

Helemaal mee? Vond je dit klaar en duidelijk uitgelegd? Beluister dan zeker een van onze podcastafleveringen over content marketing en copywriting. Op onze homepage vind je alle aflevering.

En als je specifiek geïnteresseerd bent in PR, dan is deze aflevering met Jente Joris, head of content bij RCA zeker de moeite waard.

Veel succes met je persbericht. En veel luisterplezier!